9. Schluss mit dem Datenchaos

Als ich in dieser Agentur anfing, gab es fünf Aktenordner mit Kopien von Anschreiben, ein paar Einträge in dem Agenturprogramm und zahlreiche Adressdaten in Outlook. Schließlich finde ich noch eine EXCEL-Liste, die wohl mal die Datengrundlage für eine Massenmail darstellte. Meine eigenen Notizen, die ich von Gesprächen mit Kunden und sonstigen Personen angefertigt habe, sind ebenfalls auf diverse Pro-gramme, Skriptbücher etc. verteilt. Wollte ich mir in diesem Moment die Frage beantworten, wie viele - oder gar welche - Kontakte die interessantesten sind, wäre ich allein auf mein Erinnerungsvermögen angewiesen. Das fühlt sich nicht gut an. Ich beschließe, für meine Belange ein CRM-System zum Einsatz zu bringen.

Als ich mein Vorhaben im Wochenmeeting mitteile, tauchen gleich die Bedenken auf, durch ein weiteres Programm die Übersicht zusätzlich zu erschweren. Verständlich. Ich kann mich trotzdem durchsetzen, da die Nutzung des Agenturprogramms für meine Zwecke viel zu aufwändig wäre (jeder Prospect müsste zunächst mit einer Kundennummer angelegt werden), die Nutzung von Outlook nicht genügend Parameter (Branche, Status, etc.) aufweist und die EXCEL-Liste keine Legende abbilden kann. So erhalte ich die Erlaubnis für ein eigenes CRM-Programm, welches – zunächst – als Einzelplatzlösung installiert wird.

Die Herausforderung besteht für mich nun darin, jene Aspekte zu definieren, die ich für meine Arbeit benötige, und diese jeweils als eigene Felder anzulegen. Zunächst einmal trenne ich dabei die persönlichen Daten der Ansprechpartner von den Informationen über das Unternehmen. Der Sinn besteht darin, dass die Firmendaten so unabhängig von den Personen verwaltet werden können. Ändert sich hier etwas, trifft diese Änderung dann auch gleich auf alle Datensätze von Mitarbeitern zu. Was die Anzahl und Definition der Eingabefelder angeht, so bin ich nicht knauserig. Informationen wie Mitarbeiterzahlen, Messeaktivitäten, Vertriebsformen etc. werden mir sicher nicht immer schon bei der Anlage eines neuen Unternehmens bekannt sein. Wenn das Feld aber einmal angelegt ist, kann ich Informationen jederzeit ergänzen und dadurch den Wert des einzelnen Datensatzes immer weiter steigern.

In Bezug auf die persönlichen Kontakte gilt es nun, die persönlichen Kontaktdaten wie E-Mail-Anschrift und die persönliche Durchwahlnummer zu erfassen. Mir ist klar, dass diese Arbeit Wochen oder gar Monate in Anspruch nehmen wird. Ich plane dafür den Dienstag als Wochentag ein, an dem das Thema Customer Relation Management die Priorität erhält. Diese Arbeit bereitet mir sogar eine gewisse Freude. Hat sie doch etwas von einer Sammlertätigkeit, die zu einem immer wertvolleren Besitz führt. Ob ich damit auch bei Damen punkten kann, ist schwer abzuschätzen 😊. Fest steht aber, dass sie meine Tagesarbeit erleichtert und immer schneller immer präzisere Erkenntnisse ermöglicht.  

Eine ziemliche Herausforderung stellt dabei die Einschätzung der aktuellen Relevanz eines Kontaktes dar. Wie interessiert ist der Prospect? Wie wahrscheinlich ist eine Beauftragung? Wann sollte er erneut angesprochen werden? Bei den meisten Aufzeichnungen meines Vorgängers ist eine solche Einordnung nicht möglich, da sie sich lediglich darauf beschränken, dass er dort angerufen hat und mit wem er über was sprach. Solche Dokumentationen sind offenbar keine Seltenheit. In einem Webinar zu diesem Thema berichtete der Trainer darüber, dass viele Mitarbeiter ihre Kundenkontakte als eine Art „Herrschafts-wissen“ behandeln. Also nur den Kontakt dokumentieren, aber nicht, was darin besprochen wurde. Was für ein Un-Sinn!

Rainer König, der sein Büro eigentlich nur in Richtung Konferenzräume oder Ausgang verlässt, steht plötzlich vor meinem Schreibtisch. Er denke über einen Besuch der Hannover Messe nach. Wäre es nicht geschickt, dort ein paar MCOs zu besuchen, zu denen wir bereits Kontakt hätten? Ich möchte doch Verbindung aufnehmen und entsprechende Termine vereinbaren!

Gute Idee! Wäre auch kein Problem, hätte ich denn schon alle Daten erfasst und zugeordnet. So aber setzt er nun einen neuen Schwerpunkt für meine Arbeit. Ich kümmere mich nun vorrangig um das Einpflegen solcher Daten, bei denen ich davon ausgehe, dass sie aus dem Investitionsgüterbereich stammen.

Eine weitere Herausforderung ist die Einschätzung der genannten Kontaktpersonen in Bezug auf ihre Entscheidungsbefugnis. Meist fehlt die Funktionsbezeichnung völlig. In diesen Fällen hilft meist die Recherche auf dem Netzwerkportal XING. Gibt man hier den vollständigen Namen und das Unternehmen ein, erhält man nicht nur ziemlich aktuelle Angaben über die gegenwärtige Position der/des Gesuchten, sondern erfährt auch Interessantes über ihren/seinen Werdegang. Also Studium und vorherige Arbeit-geber und so. Wenn ich da bspw. feststelle, dass eine Person selbst jahrelang in einer Agentur unseres Zuschnitts gearbeitet hat, kann ich meine Ansprache gleich darauf ausrichten.

Ja, das Datenmanagement ist ein sehr bedeutungsvolles Thema heute. Unabhängig von dem besten und klügsten Algorithmus in Bezug auf die - vielleicht sogar einmal automatisierte - Verwertung der Daten, bedeutet es viel Arbeit aber auch einen zentralen Wert. Mit den rechtlichen Aspekten habe ich mich noch gar nicht befasst. Stichwort EuDSGVO. Bislang erfasse und strukturiere ich sie erst und dann sehe ich weiter. Eine echte Herausforderung!