In der
ersten Phase wird es darum gehen, zunächst auf schriftlichem Wege unsere
Agentur darzustellen und dabei unsere Features in Sachen Messekommunikation
mitzuteilen. Herr Preuss, so heißt der Werbe-leiter, informiert mich darüber,
dass er, die Marketingleiterin, der Messebeauftragte und der Einkäufer im
Vorfeld auf der Basis der schriftlichen Unterlagen eine Auswahl der Agenturen
vornehmen werden. Man geht von ca. fünf Anbietern aus, die zu einer detaillierten
Präsentation eingeladen werden. Termin für die Einsendung der Unterlagen ist in
nunmehr zwei Wochen.
Respekt.
Das klingt nach einem gezielten Vorgehen und einem gewissen Anspruch.
Wie ich
erfuhr, sind auch Pitchberater und Agenturscouts für diese Aufgabe aktiv. Ich
gehe also davon aus, dass sich weit mehr als fünf Agenturen bewerben werden und
es bereits im Vorfeld zu einer Vor-entscheidung kommen wird. Aus dem Webinar, an
welchem ich in Sachen „Beteiligung an Ausschreibun-gen“ teilgenommen habe, weiß
ich, wie derartige Vorentscheidungen professionell vorbereitet und schließlich
getroffen werden. Sehr hilfreich ist das Wissen, welche Mitarbeiter in welchen
Funktionen an dieser Entscheidung beteiligt sind. Denn ich gehe davon aus, dass
jeder dieser Mitarbeiter eigene Krite-rien definiert hat, die er sich von der
neuen Agentur wünscht.
Meine
Kollegin Annelie erscheint in meinem Büro. Wenn ich einen Moment Zeit für sie hätte, würde sie mir kurz ihre Idee
für die Nutzung der sozialen Medien in eigener Sache darlegen. Diese Zeit nehme
ich mir doch gerne! Es folgt ein Feuerwerk an Möglichkeiten und beeindruckenden
Kennzahlen. Auch wenn ich all die Facetten noch nicht vollständig erfassen
kann, bestätigt sich meine Annahme, dass wir in unserem Neugeschäftsprozess
nicht länger auf die sozialen Medien verzichten sollten. Und gerade auch in
Bezug auf das soeben geführte Telefonat mit dem Werbeleiter von Burgbau erkenne
ich, dass unsere Ansprechpartner immer vielfältiger werden. Folglich müssen
sich auch die „Touchpoints“, an denen wir sie erreichen, vervielfältigen.
Zurück zu
der Eigendarstellung für Burgbau. Ich gehe solche Aufgaben immer gerne direkt
an, da ich – noch unter dem Eindruck des Telefonates – meist die besten Ideen
habe. Fest steht für mich, dass ich ein „Credential“ erstellen werde, also
einen Berechtigungsnachweis, warum wir für diese Aufgabe beson-ders geeignet
sind. Die Herausforderung wird darin bestehen, dass ich bereits hier auf alle
Teilnehmer des Buying Center eingehe, indem ich ihre vermuteten Erwartungen
anspreche. Führe ich mir nun die einzelnen Funktionen vor Augen, so gehe ich
davon aus, dass Herr Preuss, der Werbeleiter, eine Agentur bevorzugen wird, die
eine gute Administration liefert. Die Marketingleiterin – ich habe ihr
XING-Profil kurz recherchiert – kommt aus der Industrie und wird ihren
Schwerpunkt vermutlich auf Internationalität und Marke setzen. Der
Messeverantwortliche – sein XING-Profil weist ihn als gelernten Messebauer aus – wird
wohl ebenfalls eine sehr praktische Sicht vertreten und vermutlich einen eher
technischen Blick haben. Der Einkäufer – laut XING Anfang dreißig, hat bei
Burgbau als Auszubildender begonnen und noch keine weitere „Außenerfahrung“
gemacht – wird vermutlich auf quantifizierbare Fakten und transparente
Strukturen achten.
In der
Mittagspause suche ich den Kontakt zu unserer Account Managerin Annika. Ich
bitte sie, mir Bei-spiele von Messeprojekten zu nennen, die nicht älter als zwei
Jahre sind und in denen es um die Anspra-che internationaler Messebesucher im
Maschinenbau ging. Bezogen auf die Projekte, die von ihren Kun-den stammen,
bitte ich sie direkt um evtl. Cases, Bilder oder sonstige Informationen. Auch
das Atelier kann mir helfen. Hier finde ich noch die eine oder andere
Illustration und das Modell eines Messestandes, für den wir sogar
ausgezeichnet wurden. Besonders interessant sind für mich natürlich solche
Belege, die die eher ungewöhnlichen Aktivitäten dokumentieren, die wir für
unsere Kunden betreiben. Also bspw. die Trainingsaktivitäten des Standpersonals
am Vorabend der Messe. Gut, dass hier gelegent-lich Fotos gemacht wurden. Oder
die Außenwerbung für Kunden im Umfeld einer Messe. Erfreulicherweise finde ich
sogar ein Foto, welches das Einscannen einer Besucher-Visitenkarte zeigt. Ich
werde es gut verwenden können, um den Aspekt der Datenerfassung und deren
Weiterverarbeitung demonstrieren zu können.
Da sich
einige meiner Kollegen mittlerweile für meine Arbeit interessieren, passiert es
dann auch, dass ich von einer Mitarbeiterin der Buchhaltung den Hinweis auf
eine internationale Anzeigenkampagne er-halte, die so speziell war, dass wir sie
nicht – wie sonst üblich – über die Mediaagentur abwickeln, son-dern selbst
planen und durchführen mussten. Perfekt!
Zurück in
meinem Büro – Natalie lässt nicht locker und versucht sich immer noch mittels
besonderer Kaffeezuwendungen in mein Privatleben einzumischen – beginne ich
damit, einen exemplarischen Messejob zu skizzieren. Quasi als Prozessdiagramm. Was tun wir und wie wirkt alles zusammen? Während ich das tue, staune ich
selbst darüber, wie komplex unser diesbezügliches Wirken ist.
Unschlüssig
bin ich mir noch darüber, ob ich auch unsere Preisliste anfügen soll. Das
Interesse des Einkäufers würde ich dank unserer klaren Preisstruktur damit
sicherlich finden. Ich werde einmal darüber nachdenken, ob ich diesen Effekt
nicht auch anders erreichen kann.
Am Ende des
Tages bin ich noch längst nicht fertig mit der Vorbereitung des Credentials.
Aber ich habe das gute Gefühl, uns schon anhand der Beispiele und
Prozessdarstellungen sehr gut präsentieren zu können. Es zeigt einmal mehr, wie wichtig es
ist, Geleistetes gut zu dokumentieren.
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